I. La Organización

Luego de las últimas jornadas en La Paz, las delegaciones escogieron Lima y la Universidad Nacional Mayor de San Marcos como la próxima sede del JALLA-E para el año 2004. De esta manera, se hicieron varias reuniones para formar un comité “transitorio” de organización, mientras se solucionaban algunos problemas de procedimiento con la dirección de la carrera y se buscaba el apoyo del centro de estudiantes de la universidad.

Durante todo el año 2003 se convocó a los interesados (a través de anuncios en la Facultad de Letras de San Marcos y en varios grupos de Internet, a los que muchos estudiantes de la carrera de Literatura de San Marcos estaban vinculados) para así organizar lo que ya se había denominado JALLA-E San Marcos 2004. La convocatoria recién dio frutos en enero de este año y solo entonces comenzó la organización del evento.

Al asumir la organización del JALLA-E nos impusimos varios objetivos. Primero, tratar de convocar una mayor cantidad de personas y una participación más variada de delegaciones internacionales. Mantener la estructura del evento (ponencias, talleres, plenarias –que al final reemplazamos por mesas redondas– y eventos culturales) pero fortaleciendo cada una de sus áreas. Involucrar, además de estudiantes de pregrado (que siempre eran los asistentes más frecuentes a las Jornadas anteriores) a estudiantes de posgrado y a investigadores jóvenes (que hubiesen terminado recientemente el pre o el posgrado). Y, por último, conseguir que el evento tuviese una temática lo suficientemente abierta como para permitirnos averiguar cuáles son las tendencias en los estudios de la región.

Una vez asumidos estos objetivos, preparamos un proyecto, un presupuesto, y los enviamos a todas las instituciones con capacidad de cooperación. Sin embargo, no conseguimos nada de dinero y tuvimos que utilizar nuestros propios recursos. Creamos una página web www.jallae.com (que ahora heredará la siguiente organización) y comenzamos el trabajo de planeamiento y difusión a través de la red. Recién en mayo del 2004, en el mismo mes en el que vencía el plazo de envío de sumillas de ponencias, y gracias al apoyo de una de las oficinas de la Universidad de San Marcos, pudimos mandar a hacer los afiches y trípticos que nos permitieron la difusión impresa.

Por otro lado, y después de arduas discusiones, establecimos la temática y el orden de las cuatro mesas redondas, así como la de los cinco talleres, teniendo luego que buscar al director idóneo para cada uno. De todas maneras, fue muy difícil decidir una comisión de coordinación académica que se encargase de evaluar las sumillas enviadas y de seleccionar a las mejor planteadas, trabajo que, al final, generó algunas enemistades. Y, finalmente, hubo que decidir qué eventos culturales se realizarían, cuándo, dónde y por qué.

Además de resolver los temas del contenido de JALLA-E, había que resolver otros temas muy importantes para la organización: quién se iba a encargar del manejo del correo electrónico (tarea titánica, dado que se tenía que leer y responder a veces casi 50 cartas diarias), quién y cómo iba a manejar el dinero, quién iba a buscar los auspicios o canjes, quién coordinaba con qué invitados, etc. Hubo además que resolver temas como el logo, el diseño de la página web, y ver cuál era el contenido, cómo se prepararía este y cada cuánto tiempo la actualizábamos. En las últimas semanas también fue necesario saber quién buscaría precios de hoteles para sugerir, quién intentaba rebajas especiales, etc.

Poco a poco nos dimos cuenta de cuánto había crecido el JALLA-E. Ya manteníamos correspondencia con gente de Chile, Bolivia, Argentina, Brasil, Ecuador, Colombia, Venezuela, Canadá, Estados Unidos y Alemania. También el contacto nacional estaba creciendo: nos escribíamos con gente de universidades en Lambayeque, Puno, Junín, Ayacucho, Cusco, Ica y Ancash. No todos los que contactamos llegaron, pero vino mucha gente al final, y no dejaba de sorprendernos cómo habíamos pasado de estar sentados frente a una computadora imaginando un evento hacía apenas unos meses a haber recibido tantos trabajos (tuvimos que rechazar casi el 40 % de los trabajos recibidos), además de las comunicaciones diarias con tantos lugares del planeta.

A un mes del inicio de JALLA-E ampliamos el equipo de trabajo, incluyendo a 19 voluntarios, y comenzamos la última etapa de preparación: la de las señales y la constitución de pequeños equipos para encargarnos de cada una de las áreas de trabajo. A una semana del inicio, cuando ya era increíble para nosotros lo que estaba a punto de pasar, comenzamos a recibir cartas de ponentes o asistentes que no iban a poder llegar. Pensamos que muy pocos vendrían.